Kısa cevap
Randevulu bir işletme müşterilerinin ad, telefon ve randevu geçmişini işlediği için veri sorumlusudur. Müşteriyi aydınlatmalı, kampanya mesajı için ayrıca izin almalı, verilere yalnız yetkili kişilerin erişmesini sağlamalı ve silme ya da dışa aktarma taleplerini karşılamalıdır. Bu rehber genel bilgidir, hukuki danışmanlık yerine geçmez.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), müşterisinin adını ve telefonunu kaydeden her işletmeyi ilgilendirir. Kuaför, klinik, hukuk bürosu ya da danışmanlık ofisi fark etmez. Bu rehber, randevulu bir işletmenin günlük işlerinde neye dikkat etmesi gerektiğini sade bir dille anlatır.
Veri sorumlusu kim, veri işleyen kim?
Müşterilerinizin verisini siz topladığınız ve amacını siz belirlediğiniz için veri sorumlusu sizsiniz. GukUp gibi bir yazılım, verileri sizin adınıza ve sizin talimatınızla sakladığı için veri işleyen konumundadır. Yani sorumluluk sizdedir, araçlar yazılımdadır.
Hangi verileri topluyorsunuz?
Çoğu işletme için şunlar yeterlidir: ad soyad, telefon, gerekiyorsa e-posta, randevu ve ödeme geçmişi. İhtiyacınız olmayan veriyi toplamayın. Klinik ve danışmanlık gibi alanlarda sağlıkla ilgili notlar özel nitelikli kişisel veri sayılır ve daha sıkı korunmalıdır.
Müşteriyi nasıl aydınlatmalısınız?
Müşteriye hangi verisini, ne amaçla, ne kadar süre işlediğinizi ve haklarını anlatan bir aydınlatma metni sunmalısınız. Online randevuda bu metin randevu formunda gösterilmelidir. GukUp'ta aydınlatma metni ve izin kutuları online randevu adımında yer alır.
Kampanya mesajı için ayrı izin gerekir mi?
Evet. Randevu onayı ve hatırlatması hizmetin parçasıdır; ama doğum günü indirimi ya da "sizi özledik" mesajı ticari elektronik ileti sayılır ve müşterinin ayrıca izin vermesini gerektirir. Ticari ileti göndermeden önce mevzuattaki kayıt yükümlülüklerinizi de kontrol edin. GukUp'ta kampanya mesajları yalnız ticari ileti izni olan müşterilere gider ve izin müşteri kartında kayıtlıdır.
Verilere kim erişebilmeli?
Her çalışan her şeyi görmemeli. Örneğin:
| Veri | Kim görmeli |
|---|---|
| Randevu saati ve hizmet | Hizmeti veren çalışan, resepsiyon |
| Telefon numarası | Randevu ve iletişim işini yapanlar |
| Sağlık veya dava notları | Yalnız notu yazan uzman ve yetkili kişiler |
| Ciro ve kasa | İşletme sahibi ve yetki verdiği yönetici |
GukUp'ta her işlem rol yetkisine bağlıdır. Gizli kayıtları yalnız yazan kişi ve yetki verdiğiniz kişiler görür. Giriş yalnız tanımlı cihazlardan yapılır.
Müşteri verisini silmemi isterse ne yapmalıyım?
Müşterinin verisine erişme, düzeltilmesini ve silinmesini isteme hakları vardır. Talebi kayda alın ve makul sürede yanıtlayın. Muhasebe gibi yasal saklama zorunluluğu olan kayıtlar (fatura gibi) silinmez; ama müşteri listenizden ve pazarlama kayıtlarınızdan çıkarılır. GukUp'ta dışa aktarma ve silme talepleri müşteri kartından yönetilir.
Mesajlarda nelere dikkat etmelisiniz?
Hatırlatma mesajı başkasının eline geçebilir: telefon ekranında görünür, aile üyeleri okuyabilir. Sağlık, hukuk ve danışmanlık gibi alanlarda mesaja hizmetin adını yazmayın. GukUp'taki ayrıntısız mesaj seçeneği bunu sizin yerinize yapar.
Kısa kontrol listesi
- Aydınlatma metniniz hazır ve online randevuda görünüyor.
- Kampanya mesajı için ayrı izin alıyorsunuz.
- Çalışanların yetkileri işlerine göre sınırlı.
- Hassas notlar gizli olarak tutuluyor.
- Silme ve dışa aktarma taleplerini nasıl karşılayacağınız belli.
Sık sorulanlar
Küçük bir salonum var, KVKK beni de kapsar mı?
Müşterilerinizin adını ve telefonunu kaydediyorsanız kişisel veri işliyorsunuz demektir. Yükümlülüklerin ayrıntısı işletmenin büyüklüğüne göre değişebilir; bir hukukçudan bilgi alın.
Hatırlatma SMS'i için izin almam gerekir mi?
Randevu onayı ve hatırlatması hizmetin bir parçasıdır. Kampanya ve indirim mesajları ise ticari ileti sayılır ve ayrıca izin gerektirir.
Müşteri verileri nerede saklanıyor?
GukUp'ta her işletmenin verisi ayrı tutulur, bağlantılar şifrelidir ve verilere yalnız yetkili kullanıcılar erişir.
Bu yazıyı GukUp ekibi hazırladı. Hata ya da eksik görürseniz bize yazın.
